推定200名程度の個人情報の流出事故を起こしてしまいました。

令和4年1月8日に、ある方からお電話頂戴しました。

内容は実家に帰った時、家族用の入館票があり、その裏はアンケート用紙らしく、何人かの住所も確認できるようでした。
これって個人情報の流出ではないでしょうか?と言う内容でした。
詳しくお話を聞くと、信ぴょう性もあり調査させて頂きました。
このお電話も、脅迫当ではなく善意のご連絡と理解しております。

当館では東京都の緊急事態宣言発令に合わせて、トレーサビリティを確保するために、お風呂をご利用いただく方全員に入館票をご記入いただいていました。
7月～9月迄発令された、緊急事態宣言では、特に年会員から、面倒だとの声が上がり当館で必要項目を記入した入館票を年会員中心に60名の方に1ヶ月分を2回に分けてお渡ししておりました。

お渡した方に連絡をして、残った入館票を回収してみると2回目に配布した入館票の一部に、頂いたアンケートが使われており、確かに住所が確認できるものも数枚ありました。

余った入館票はすでに廃棄してしまっている方も多かったのですが、回収した入館票は全部で201枚あり、そのうちの2回目にお渡しした入館票の一部（全体で120枚　そのうちアンケートの裏を使ったものが34枚で全体の28%　更に住所が確認できるものが13枚→全体の11%ありました）

当館では内部で利用する記録簿等にアンケートの裏表紙を使う事があります。
それは外部に流失する恐れは全くないのですが、今回は当館の印刷ミスで一部が混入してしまって外部に流出したものと判明しました。
この事から推測すると、2位回目の入館票は全部で1,800枚発行しております。
回収した比率から計算すると約200名ほどの方の住所と生年月日等の個人情報が一時外部に流出した可能性があります。

ただ、60名の方にお配りしているので、1か所で確認できる訳ではなく集めるとそうなると言う事です。

さらに殆どは、当館に入館票として利用され、現在はほぼ回収済みです。

現状では実被害の報告もありません。
もし、それが原因で被害があった方はご連絡ください、対処に最大限努力いたします。
※おおまかな時期のアンケートが使われたかは大体わかっております。

アンケートをご記入いただいたお客様には、心よりお詫び申し上げ、今後はこのような事が無いよう努力したします。
今後は個人情報を含む用紙はシュレッター等で処分し、他の用途に利用できないように改革し、更に全体の名簿は社内のPCで管理しておりますが、今後はパスワードを設定して、社内で名簿管理する2名しか入力や閲覧できないようにします。

ご連絡いただいたお客様に感謝すると共に、このような事故を起こしたことを深く反省し二度と起こさないように努力してまいります。

令和4年2月8日　　代表取締役社長　髙橋　樹男